Politique de confidentialité

La société Motora Platforms SARL, société de droit tunisien, dont le siège social est établi en Tunisie, est responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de l'exploitation de la plateforme Motora Fleet accessible à l'adresse fleet.motora.tn.

Motora Fleet est une solution ERP SaaS destinée aux professionnels de la location de véhicules en Tunisie. Elle assure la gestion des contrats, de la flotte, des clients, des inspections, des paiements et des équipes.

Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez contacter Motora à l'adresse électronique : privacy@motora.tn.

Le traitement des données personnelles effectué par Motora est régi par la Loi organique tunisienne n° 2004-63 du 27 juillet 2004 portant sur la protection des données à caractère personnel et les textes d'application y afférents, ainsi que par les décisions de l'Instance Nationale de Protection des Données Personnelles (INPDP).

Les agences clientes (ci-après « l'Agence ») agissent en qualité de Responsables de traitement au sens de la Loi n° 2004-63 pour les données relatives à leurs propres clients, conducteurs et salariés. Motora intervient en qualité de Sous-traitant technique pour le compte de chaque Agence.

En accédant à la plateforme, l'Agence reconnaît avoir effectué ou s'engager à effectuer les déclarations préalables requises auprès de l'INPDP pour les traitements relevant de sa responsabilité.

Motora collecte et traite les catégories de données suivantes dans le cadre de la fourniture de la plateforme :

— Données de compte utilisateur : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, rôle au sein de l'organisation, données d'authentification (hachage du mot de passe, codes OTP), historique de connexion, préférences de notification.

— Données organisationnelles : raison sociale de l'Agence, données de la branche (agence), logo, informations de contact, identifiants de plan d'abonnement.

— Données de flotte : immatriculation, marque, modèle, kilométrage, état technique, photos du véhicule, historique des opérations de maintenance.

— Données clients de l'Agence : nom, prénom, numéro de pièce d'identité (CIN / passeport), permis de conduire, coordonnées, historique de location.

— Données contractuelles : dates de location, conditions tarifaires, montants, cautions, modes de paiement, documents contractuels générés.

— Données d'inspection : photos d'état des lieux (check-in / check-out), relevés de kilométrage, constats de sinistre.

— Journal d'audit : enregistrement horodaté de l'ensemble des actions réalisées sur la plateforme par les utilisateurs (créations, modifications, suppressions).

— Données techniques : adresse IP, type de navigateur ou d'appareil mobile, identifiant de session, jetons d'authentification, journaux système.

Les traitements de données mis en œuvre par Motora poursuivent les finalités suivantes :

— Exécution du contrat de service : fourniture, maintenance et amélioration de la plateforme ERP, gestion des comptes utilisateurs, authentification, facturation. Base juridique : exécution d'un contrat.

— Sécurité de la plateforme : détection des accès non autorisés, prévention des fraudes, intégrité des données. Base juridique : intérêt légitime de Motora à protéger son infrastructure.

— Traçabilité et auditabilité : tenue d'un journal d'audit permettant aux Agences de retracer l'historique des opérations. Base juridique : exécution du contrat et intérêt légitime des Agences.

— Notifications opérationnelles : envoi de notifications push (application mobile) et par courrier électronique relatives aux événements métiers (expiration de documents, retours de véhicules, etc.). Base juridique : exécution du contrat.

— Obligations légales : conservation de données à des fins de conformité réglementaire, réponse aux réquisitions judiciaires ou administratives. Base juridique : obligation légale.

— Amélioration du service : analyse agrégée et anonymisée de l'usage de la plateforme à des fins de développement produit. Base juridique : intérêt légitime de Motora.

Motora fait appel à des prestataires techniques tiers pour assurer la fourniture du service. Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants ultérieurs et sont contractuellement tenus aux mêmes obligations de confidentialité et de sécurité que Motora.

— Hébergement et infrastructure : Amazon Web Services (AWS) — région Europe (Paris, eu-west-3) — pour l'hébergement des serveurs d'application, de la base de données (Amazon RDS PostgreSQL), du stockage de fichiers (Amazon S3) et de la distribution de contenu (Amazon CloudFront).

— Envoi d'e-mails transactionnels : Amazon Simple Email Service (SES) — utilisé pour l'envoi des codes OTP d'authentification, des invitations d'équipe et des notifications par courrier électronique.

— Notifications push mobiles : Expo (Expo Push Notifications) — utilisé pour l'envoi de notifications sur l'application mobile Motora Fleet.

— Surveillance applicative : Sentry — utilisé pour la collecte de rapports d'erreurs techniques anonymisés afin d'assurer la stabilité de la plateforme.

La liste des sous-traitants peut évoluer. En cas de modification substantielle, Motora en informe les Agences avec un préavis raisonnable.

Les données traitées par Motora sont hébergées en priorité dans la région AWS Europe (Paris). Certains sous-traitants, tels qu'Expo et Sentry, peuvent traiter des données techniques dans des pays hors de Tunisie.

Dans ce cadre, Motora s'assure que les transferts de données vers des pays tiers sont encadrés par des garanties contractuelles appropriées, notamment des clauses contractuelles types, et que les prestataires concernés présentent des niveaux de protection adéquats.

Les données à caractère personnel des clients de l'Agence (personnes physiques locataires) ne sont pas transférées vers des tiers à des fins commerciales.

Les données sont conservées pendant les durées suivantes :

— Données de compte utilisateur actif : pendant toute la durée de l'abonnement de l'Agence, puis supprimées dans un délai de 30 jours suivant la résiliation du compte, sauf obligation légale contraire.

— Données contractuelles et de facturation : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné, en application des obligations comptables et fiscales tunisiennes.

— Journal d'audit : conservé pendant 12 mois glissants dans la version standard de la plateforme. Des durées étendues peuvent être convenues dans le cadre de formules d'abonnement spécifiques.

— Photos d'inspection et documents contractuels : pendant toute la durée de l'abonnement de l'Agence, puis supprimés conformément au délai de réversibilité de 30 jours.

— Données techniques (logs système, journaux d'accès) : 90 jours.

— Sauvegardes de base de données : 30 jours glissants, à des fins de continuité et de restauration.

À l'expiration des délais applicables, Motora procède à la suppression sécurisée ou à l'anonymisation des données concernées.

Conformément à la Loi n° 2004-63, les personnes dont les données sont traitées disposent des droits suivants :

— Droit d'accès : obtenir confirmation du traitement de leurs données et en obtenir une copie.

— Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

— Droit à l'effacement : demander la suppression de leurs données dans les conditions prévues par la loi.

— Droit d'opposition : s'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime de Motora.

— Droit à la limitation : demander la suspension temporaire d'un traitement contesté.

Les utilisateurs de la plateforme (membres de l'Agence) exercent leurs droits directement en contactant Motora à l'adresse privacy@motora.tn.

Les clients, conducteurs et autres tiers dont les données sont saisies par une Agence exercent leurs droits auprès de l'Agence responsable du traitement. L'Agence peut solliciter l'assistance technique de Motora pour y répondre.

Toute demande reçoit une réponse dans un délai maximum de 30 jours.

Motora met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour assurer la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données traitées. Ces mesures comprennent notamment :

— Chiffrement des communications par le protocole TLS 1.2 minimum sur l'ensemble des échanges entre les clients (navigateur, application mobile) et les serveurs de Motora.

— Chiffrement des mots de passe par des algorithmes cryptographiques robustes (bcrypt / scrypt) — aucun mot de passe n'est stocké en clair.

— Authentification renforcée par code OTP à usage unique (emailOTP) pour la création de compte et les opérations sensibles.

— Contrôle d'accès basé sur les rôles (propriétaire, administrateur, membre) pour limiter l'exposition des données selon le profil de chaque utilisateur.

— Isolation multi-tenant : les données de chaque Agence sont strictement cloisonnées ; aucun accès croisé entre organisations n'est possible.

— Sauvegardes automatiques chiffrées de la base de données sur Amazon RDS avec conservation de 30 jours.

— Stockage des fichiers sur Amazon S3 avec des droits d'accès restreints et distribution via Amazon CloudFront sécurisé.

— Surveillance continue et alertes en cas d'erreur ou de comportement anormal via Sentry.

En cas d'incident de sécurité susceptible d'affecter des données personnelles, Motora s'engage à notifier les Agences concernées dans les meilleurs délais et à mettre en œuvre les mesures correctives nécessaires.

La plateforme fleet.motora.tn utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service :

— Cookie de session d'authentification (better-auth.session_token ou __Secure-better-auth.session_token en production) : indispensable au maintien de la session utilisateur. Sa durée de vie est limitée à la session ou à la durée d'authentification choisie par l'utilisateur.

Motora n'utilise pas de cookies à des fins publicitaires, de profilage comportemental ou de suivi inter-sites. Aucun outil d'analyse comportementale tiers (Google Analytics, Hotjar, etc.) n'est intégré à la plateforme ERP.

La désactivation du cookie de session entraîne l'impossibilité de se connecter à la plateforme.

L'application mobile Motora Fleet peut envoyer des notifications push sur les appareils des utilisateurs qui y ont préalablement consenti. Ces notifications sont relatives aux événements opérationnels de l'Agence : retours de véhicules, expiration de documents, alertes de flotte, etc.

Le consentement à la réception de notifications push est sollicité lors de la première utilisation de l'application mobile et peut être révoqué à tout moment dans les paramètres de l'appareil ou dans les préférences de notification de la plateforme.

Les jetons de notification (Expo push tokens) sont stockés de manière sécurisée et utilisés exclusivement à des fins d'envoi de notifications liées au compte de l'utilisateur.

La plateforme intègre un dispositif de journalisation des actions utilisateurs (Audit Log). Ce journal enregistre de manière horodatée et sécurisée les créations, modifications et suppressions réalisées par chaque utilisateur sur les données de l'Agence.

Le journal d'audit constitue un outil de traçabilité interne mis à la disposition de l'Agence. Il lui permet de vérifier l'historique des opérations, d'identifier les responsabilités en cas d'anomalie et de répondre à ses propres obligations réglementaires.

L'Agence est responsable de la bonne utilisation de ces données de traçabilité dans le respect des droits des utilisateurs concernés, notamment en matière d'information des salariés sur l'existence de ce dispositif.

Les données personnelles des clients (locataires), conducteurs additionnels et autres tiers saisies dans la plateforme par l'Agence sont traitées sous la responsabilité exclusive de l'Agence.

Motora n'exploite pas ces données à des fins propres, ne les revend pas à des tiers et n'y accède que dans le cadre strict de la fourniture du service (assistance technique, maintenance, sauvegardes).

L'Agence s'engage à informer ses propres clients de la collecte et du traitement de leurs données personnelles dans le cadre de son activité de location, conformément à ses propres obligations légales au titre de la Loi n° 2004-63.

En cas de demande d'exercice de droits émanant d'un client ou conducteur adressée à Motora, Motora la transmet sans délai à l'Agence concernée.

La relation entre Motora et chaque Agence cliente constitue un accord de sous-traitance au sens de la réglementation sur la protection des données. Motora agit sur instruction de l'Agence et ne traite les données que dans le cadre défini par le contrat de service.

Motora s'engage à : ne traiter les données qu'aux fins définies dans le présent document ; mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées ; notifier l'Agence de tout incident de sécurité affectant ses données ; assister l'Agence dans l'exercice des droits des personnes concernées ; supprimer ou restituer les données à l'expiration du contrat.

L'Agence s'engage à : s'assurer que les données saisies dans la plateforme ont été collectées conformément à la loi ; informer ses clients et collaborateurs du traitement de leurs données ; ne pas saisir dans la plateforme des catégories particulières de données sans y être autorisée.

Chaque Agence peut exporter ses données opérationnelles (contrats, clients, véhicules, historiques) depuis la plateforme dans des formats standards pendant toute la durée de son abonnement.

En cas de résiliation ou de non-renouvellement de l'abonnement, l'Agence dispose d'un délai de 30 jours à compter de la date d'échéance pour procéder à l'export de ses données. Passé ce délai, Motora procède à la suppression irréversible des données de l'Agence de ses serveurs, sous réserve des obligations légales de conservation applicables.

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, à l'exercice de vos droits ou pour signaler un incident, vous pouvez contacter Motora par voie électronique à l'adresse privacy@motora.tn.

Motora s'engage à accuser réception de votre demande dans un délai de 5 jours ouvrables et à y apporter une réponse complète dans un délai maximum de 30 jours.

En cas de désaccord persistant sur la manière dont vos données sont traitées, vous disposez du droit de saisir l'Instance Nationale de Protection des Données Personnelles (INPDP), autorité tunisienne compétente en matière de protection des données personnelles.

Motora se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité pour l'adapter aux évolutions légales, réglementaires ou techniques.

En cas de modification substantielle affectant les droits des personnes concernées ou les conditions de traitement des données, Motora informe les Agences par courrier électronique ou via un message visible sur la plateforme, au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions.

La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de la présente politique. La version en vigueur à tout moment est celle accessible à l'adresse fleet.motora.tn/politique-de-confidentialite.

La poursuite de l'utilisation de la plateforme après la date d'entrée en vigueur de toute modification vaut acceptation de la politique révisée.

La présente politique de confidentialité est régie par la Loi organique tunisienne n° 2004-63 du 27 juillet 2004 portant sur la protection des données à caractère personnel et, de manière générale, par le droit tunisien.

Tout litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution de la présente politique qui ne pourrait être résolu amiablement sera soumis à la compétence exclusive des Tribunaux de Tunis, sous réserve des voies de recours ouvertes devant l'INPDP.